SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

BAB X

SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

A.    Sistem input

Sistem input terbagi menjadi dua, yaitu sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.

Sistem Input Berbasis kertas

            input kedalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan.

1.      Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber

dokumen sumber seperti order penjualan di siapkan secara manual. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periodeic di kumpulkan dan di kirim ke departemen pengolahan data untuk di masukkan ke dalam sistem komputer.

2.      Pengiriman Dokumen sumber ke bagian Pengolahan Data

Batch control total dan register data yang di kirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan data.. penggunaan batch control di keseluruhan pengolahan data input-proses-output merupakan satu hal yang mendasar bagi independensi organisasional.

3.      Data entry

       Setelah dokumen sumber (seperti faktur) di terima oleh departemen pengolahan data, dokumen tersebut secara manual di ketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk.

4.      Teknik Program Editing Data

       pengeditan data bisa jadi di terapkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file). Penggunaan pengujian edit terprogram untuk memisahkan data yang lolos limit test, baik dengan cara menahan sebagian data sambil menunggu audit atas kebenaran data tersebut atau dengan cara mengelompokkan data untuk dapat di audit setelah proses pengolahan data selesai.

       Sistem Input Tanpa Kertas

Sistem input tanpa kertas sering disebut dengan sistem input online, transaksi direkam langsung ke dalam jairngan computer dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan  sistem berbasis kertas.

1.      Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

Ada berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung ke dalam computer. Transaksi sistem input tanpa kertas melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase:

a). input (entry) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering di jalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Jika ttransaksi tersebut masih menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.

b). pengiriman data ke sistem aplikasi host: dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya di input langsung ke dalam computer pusat melalui terminal data.

2. sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia

Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

B.     Sistem Pemrosesan

Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

            Sistem virtual semua sistem berbasisi kertas dan pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemrosesan berorientansi batch transaksi direkam ke dalam computer secara perkelompok dan dip roses secara periodic. Contoh adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung setiap hari. Pemrosesan batch dapat di jalankan dengan mempengaruhi file yang di akses secara:

a). pemrosesan batch dengan mempengaruhi file berurutan

            Banyak sistem yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan pemrosesan file berurutan dan mempengaruhi master file. Pemrosesan di dalam sistem ini biasanya mencakup beberapa tahap:

Ø  Mempersiapkan file transaksi. pertama melakukan editing data dan validasi. Kemudian record di dalam file transaksi di urutkan di dalam master file.

Ø  Mempengaruhi master file. Record dalam file. Record di dalam file transaksi dan master file di baca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan kesatu file master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.

Ø  Mempengaruhi buku besar. Buku besar dipengaruhi untuk mencerminkan  perubahan di dalam master file.

Ø  Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

b). Pemrosesan batch degan mempengaruhi file akses acak

Bagian ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. Pemrosesan batch dengan mempengaruhi file akses acak dapat dilakukan dengan cara:

Ø  Aplokasi faktur baru: aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. File pengendalian di perbaharui untuk dapat merefleksikan adanya tambahan faktor baru ke dalam file piutang dagang.

Ø  Pemrosesan bukti penerimaan kas:  pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak pos khusus. Pendekatan ini memisahkan penerimaaan cek dari surat-surat yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat cek tersebut diterima.

Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Pemrosesan batch maupun real-time dapt digunakan dalam sistem pemrosesan tanpa kertas. Pada pemrosesan rela-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan ke dalam sistem. Dilakukan dengan dua cara:

a). pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas

            pemrosesan batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam sistem berbasisi computer.

b). pemrosesan real time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas

            manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.

Sistem penjualan Realtime

Sistem penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time: sistem POS (point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI (electronic data interchange).

c). Sistem output

Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan hanya sedikit output.

Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar.

Latihan Soal

1.      jelaskan sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.

2.      Jelaskan sistem pemrosesan berbasis kertas dan sistem pemrosesan tanpa kertas.

3.      Jelaskan sistem output berbasis kertas dan sistem output tanpa kertas

4.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan key verification data input dan kesalahan seperti apa yang didapat dikendalikan dengan key verification.

5.      Jelaskan sistem pemrosesan transaksi berorientasi batch didalam sistem pemrosesan berbasis kertas dan kapan pemrosesan sistem batch menjadi alternative.

Jawabannya

1.      a). input kedalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan.

            b). Sistem input tanpa kertas sering disebut dengan sistem input online, transaksi direkam langsung ke dalam jairngan computer dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan  sistem berbasis kertas.

       2. a). Sistem virtual semua sistem berbasisi kertas dan pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemrosesan berorientansi batch transaksi direkam ke dalam computer secara perkelompok dan dip roses secara periodic.   

            b). Pemrosesan batch maupun real-time dapt digunakan dalam sistem pemrosesan tanpa kertas. Pada pemrosesan rela-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan ke dalam sistem

       3. a) sistem output berbasis kertas berorientasi dengan pemrosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output.

b). Sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan hanya sedikit output.

4. key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi kesalahan pengetikkan. Dan kesalahan yang mungkin saja terjadi antara lain, salah ketik nomor rekening pelanggan karena karyawan mengetik huruf yang salah atau karyawan salah mengartikan karakter yang tertulis didalam dokumen sumber.

5. a).  sistem pemrosesan berbasis berorientasi batch: transaksi direkam ke dalam computer  secara perkelompok dan diproses secara periodic.

b). pemrosesan sistem batch menjadi alternative yang paling ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus diproses.

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

BAB IX

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

A.    Istilah dalam Teknologi database

Konsep dasar penyimpanan data yaitu: Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. Contohmya: karyawan, persediaan, dan rekening pelanggan. Setiap entity memiliki atribut. Atributes, adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh: alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit, dan lain-lain. Characters, adalah huruf atau angka. Data value, adalah kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna. Contoh: kotak pos 2001 (data value), alamat (atribut), perusahaan ABC (entity).

Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang fisik). Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity. File, adalah sekumpulan record yang sejenis. Contoh: seluruh record piutang pelanggan di kumpulkan dalam suatu tempat yang disebut file piutang dagang. Database, adalah kumpulan file-file yang membentuk satuan data yang besar.

Jenis-jenis File

Ø  File induk (master file): file yang berisi data relatif permanen.

Ø  File transaksi (transaction file): yaitu file yang berisi data transaksi yang bersifat sementara.

Ø  File tabel (table file): file yang berisi referensi (acuan) data yang diambil selama pemrosesan data untuk memudahkan kalkulasi.

Ø  File sejarah (history file): file yang berisi transaksi yang telah diproses.

Ø  File cadangan (backup file): file yang berisi duplikat (copy) sebuah file.

Ø  Suspense file: file yang berisi record yang telah dipisahkan sementara dari pemrosesan data reguler dengan tujuan untuk diinvestigasi dan dibetulkan.

Ø  Report file: file sementara yang berisi data yang akan dicetak pada tanggal berikutnya.

B.     Sistem Manajemen Database dan Arsitekturnya

Terdapat tiga tingkat arsitektur yang terkait dengan database dan sistem manajemen database: tingkat konseptual, tingkat logika, dan tingkat fisik. Pada tingkat konseptual, database adalah kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan demi tujuan klasifikasi. File dan record dalam database terstruktur dan diorganisasi dalam cara yang logis, yang kemudian berkembang menjadi struktur data logika.

Arsitektur Database Tingkat Konseptual

Model Data entity relationship (ER) merupakan salah satu pendekatan yang popular. Model ER secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen yang ada. Model konseptual lainnya yang biasa digunakan yaitu teknik pemodelan berorientasi objek (OMT). Dalam metode ini dalam sebuah kelas objek adalah sebuah segmen dan sebuah objek adalah sebuah kejadian tertentu, OMT menentukan hubungan antar segmen.

Arsitektur Database Tingkat Logika

Hubungan yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logika, yang biasa juga disebut skema atau model database. Tiga model utama dalam struktur data logika adalah:

1.      Model Pohon atau Hierarkis

Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan satu set field (segmen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih tinggi dalam pohon tersebut. Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran orang tua (parent).Setiap parent memiliki satu atau lebih anak (children), dan hubungan antara children dan parent disebut branch. Tampilan penting dalam model pohon ini adalah sebuah lingkaran children tidak dapat memiliki lebih dari satu parent.

2.      Model Jaringan

Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua.

           

3.      Model Data Relasional

Model relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi.

Arsitektur Database Tingkat Fisik

File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch, yang biasanya mengakses seluruh record dalam sebuah file.

Setiap atribut dapat diekstrak dari record dalam sebuah file primer dan digunakan untuk membangun sebuah file baru yang bertujuan menyediakan sebuah indeks untuk file aslinya. Bentuk file seperti ini disebut file berindeks atau file terinversi. File sekuential berindeks adalah sebuah file sekuensial yang disimpan dalam sebuah direct access storage devices (DASD) dan diberi indeks serta disimpan secara fisik dalam field yang sama. File-file tersebut biasa disebut file indexed sequential access method(ISAM).

C.    Sistem Manajemen Database

DBMS adalah program komputer yang memampukan seorang pengguna untuk menciptakan dan memperbarui file-file, menyeleksi dan memunculkan kembali data, dan menghasilkan beragam output dan laporan-laporan.

Seluruh DBMS memiliki tiga atribut umum, yaitu:

1.      Data Description Language (DDL)

DDL Memungkinkan administrator database (DBA) untuk menentukan struktur logika database yang disebut skema. Hal yang perlu ditentukan ketika menentukan skema yaitu: nama elemen data, jenis data (numerik, alfabetik, tanggal, dan lain-lain) dan posisi jumlah angka desimal jika data tersebut bersifat numerik, dan posisi angka .

2.      Data Manipulation Language (DML)

Terdiri atas perintah-perintah untuk melakukan pembaruan (updating), pengeditan, manipulasi, ekstraksi data.

Structured Query Language (SQL) adalah bentuk DML yang umum dalam pengaturan relational.SQL adalah teknologi yang digunakan untuk memunculkan informasi dari database.SQL merupakan bahasa pemrograman nonprosedural. Bahasa ini memungkinkan penggunanya untuk fokus pada menentukan data apa yang dibutuhkan ketimbang pada bagaimana mendapatkan data tersebut. Empat bentuk DML yang merupakan komponen SQL adalah: SELCT, UPDATE, DELETE, INSERT.

3.      Data Query Language (DQL)

DQL Adalah bahasa atau antarmuka yang ramah pengguna (user friendly) yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi dari database. Salah satu antarmuka yang friendly ini adalah Query By Example (QBE), yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi hanya dengan mengisi tempat-tampat yang kosong.

Keuntungan Sistem Manajemen Database

ü  Integrasi data: informasi dapat dikombinasikan tanpa batas.

ü  Flexibilitas laporan: laporan dapat direvisi secara mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa teikat jadwal pembuatan laporan reguler.

ü  Meminimumkan pengulangan dan ketidakkonsistenan data: karena elemen data biasanya disimpan hanya sekali, pengulangan dan ketidakkonsistenan data di minimumkan.

ü  Independensi data: karena data dan program independen satu sama lain, maka masing-masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi. Hal ini menyederhanakan pengelolaan data dan pemrograman.

ü  5.      Manajemen data terpusat: manajemen data menjadi lebih efisien karena administratur database bertanggung jawab untuk mengkoordinasi, mengendalikan, dan mengelola database.

ü  6.      Keamanan: perangkat lunak DBMS memiliki sistem pengawasan melekat, seperti misalnya password, yang membantu menjamin integritas data.

ü  7.      Analisis lintas fungsi: hubungan antar elemen data. Contoh: hubungan antara biaya penjualan dan kegiatan promosi dapat diterapkan secara jelas, sehingga hal ini dapat digunakan untuk pembuatan laporan manajemen.

Latihan Soal

1.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan entity, atributes, character,

Data value, field, record, file, primary key dan secondary key.

2.      Sebutkan dan jelaskan tingkatan dalam arsitektur sistem manajemendatabase.

3.      Sebutkan dan jelaskan beberapa model logika dalam sistem manajemendatabase.

4.      Sebutkan dan jelaskan tiga atribut dalam sistem manajemen database.

5.      Sebutkan dan jelaskan manfaat/keuntungan sistem manajemen database.

Jawabannya

1.      Konsep dasar penyimpanan data yaitu:

v  Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. Contohmya: karyawan, persediaan, dan rekening pelanggan. Setiap entity memiliki atribut.

v  Atributes, adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh: alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit, dan lain-lain.

v  Characters, adalah huruf atau angka.

v  Data value, adalah kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna. Contoh: kotak pos 2001 (data value), alamat (atribut), perusahaan ABC (entity).

v  Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang fisik).

v  Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity.File, adalah sekumpulan record yang sejenis. Contoh: seluruh recordpiutang pelanggan di kumpulkan dalam suatu tempat yang disebut file piutang dagang.

v  Kunci utama (primary key): kunci yang bersifat unik.

v  Kunci pendukung (secondary key): kunci berupa elemen lain yang meskipun tidak unik, digunakan untuk mengidentifikasi record.

2).      Terdapat tiga tingkat arsitektur yang terkait dengan database dan sistem manajemen database: tingkat konseptual, tingkat logika, dan tingkat fisik.

a)      Arsitektur Database Tingkat Konseptual

Model konseptual lainnya yang biasa digunakan yaitu teknik pemodelan berorientasi objek (OMT), yang ada awalnya dikembangkan untuk pemograman berorientasi tujuan dan diadaptasi untuk pemodelan data oleh Blaha, Premerlani, dan Rumbaugh.Pekerjaan ini dilakukan dengan mengamati komponen-komponen dalam sistem yang sedang dibuat modelnya sebagai kelas-kelas objek

b)Arsitektur Database Tingkat Logika

Hubungan yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logika, yang biasa juga disebut skema ataumodel database. Tiga model utama dalam struktur data logika adalah:

·         )      Model Pohon atau Hierarkis

Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan satu set field (segmen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih tinggi dalam pohon tersebut. Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran orang tua (parent).Setiap parent memiliki satu atau lebih anak (children), dan hubungan antara children dan parent disebutbranch. Tampilan penting dalam model pohon ini adalah sebuah lingkaranchildren tidak dapat memiliki lebih dari satu parent.

·         )     Model Jaringan

Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua.Sebuah jaringan merupakan sebuah struktur data yang lebih bersifat umum daripada model pohon.

·         )      Model Data Relasional

Model relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi.Normalisasi menjadi penting karena tanpa hal tersebut proses pembaruan entri-entri dalam tabel dapat menyebabkan permasalahan.

c)      Arsitektur Database Tingkat Fisik

Pada sebuah file akses sekuensial, record hanya dapat diakses dalam sekuens mereka sebelumnya. Pengorganisasian file sekuensial tidak menjadi sarana yang bermanfaat jika record yang perlu diakses hanya sedikit, padahal file berisi banyak record. File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch, yang biasanya mengakses seluruh record dalam sebuah file.

3).      Tiga model utama dalam struktur data logika adalah:

1)      Model Pohon atau Hierarkis

Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan satu set field (segmen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih tinggi dalam pohon tersebut. Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran orang tua (parent).Setiap parent memiliki satu atau lebih anak (children), dan hubungan antara children dan parent disebutbranch. Tampilan penting dalam model pohon ini adalah sebuah lingkaranchildren tidak dapat memiliki lebih dari satu parent.

2)      Model Jaringan

Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua.Sebuah jaringan merupakan sebuah struktur data yang lebih bersifat umum daripada model pohon.

3)      Model Data Relasional

Model relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel

4).      Seluruh DBMS memiliki tiga atribut umum, yaitu:

a)      Data Description Language (DDL)

Memungkinkan administrator database (DBA) untuk menentukan struktur logika database yang disebut skema. Hal yang perlu ditentukan ketika menentukan skema yaitu: nama elemen data, jenis data (numerik, alfabetik, tanggal, dan lain-lain) dan posisi jumlah angka desimal jika data tersebut bersifat numerik, dan posisi angka (misalnya sembilan untuk Nomor Jaminan Sosial).

b)      Data Manipulation Language (DML)

Terdiri atas perintah-perintah untuk melakukan pembaruan (updating), pengeditan, manipulasi, ekstraksi data.Dalam banyak kasus pengguna tidak perlu tahu atau menggunakan DML.Namun demikian program aplikasi (seperti program pembayaran gaji atau sistem akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan laporan DML untuk memenuhi permintaan pengguna.

Structured Query Language (SQL) adalah bentuk DML yang umum dalam pengaturan relational.SQL adalah teknologi yang digunakan untuk memunculkan informasi dari database.SQL merupakan bahasa pemrograman nonprosedural. Bahasa ini memungkinkan penggunanya untuk fokus pada menentukan data apa yang dibutuhkan ketimbang pada bagaimana mendapatkan data tersebut. Empat bentuk DML yang merupakan komponen SQL adalah: SELCT, UPDATE, DELETE, INSERT.

c)      Data Query Language (DQL)

Adalah bahasa atau antarmuka yang ramah pengguna (user friendly) yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi dari database. Salah satu antarmuka yang friendly ini adalah Query By Example (QBE), yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi hanya dengan mengisi tempat-tampat yang kosong.

5).      Keuntungan Sistem Manajemen Database

Ø  Integrasi data: informasi dapat dikombinasikan tanpa batas.

Ø  Flexibilitas laporan: laporan dapat direvisi secara mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa teikat jadwal pembuatan laporan reguler.

Ø  Meminimumkan pengulangan dan ketidakkonsistenan data: karena elemen data biasanya disimpan hanya sekali, pengulangan dan ketidakkonsistenan data di minimumkan.

Ø  Independensi data: karena data dan program independen satu sama lain, maka masing-masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi. Hal ini menyederhanakan pengelolaan data dan pemrograman.

Ø  Manajemen data terpusat: manajemen data menjadi lebih efisien karena administratur database bertanggung jawab untuk mengkoordinasi, mengendalikan, dan mengelola database.

Ø  Keamanan: perangkat lunak DBMS memiliki sistem pengawasan melekat, seperti misalnya password, yang membantu menjamin integritas data.

Ø  Analisis lintas fungsi: hubungan antar elemen data. Contoh: hubungan antara biaya penjualan dan kegiatan promosi dapat diterapkan secara jelas, sehingga hal ini dapat digunakan untuk pembuatan laporan manajemen.