SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

BAB X

SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

A.    Sistem input

Sistem input terbagi menjadi dua, yaitu sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.

Sistem Input Berbasis kertas

            input kedalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan.

1.      Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber

dokumen sumber seperti order penjualan di siapkan secara manual. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periodeic di kumpulkan dan di kirim ke departemen pengolahan data untuk di masukkan ke dalam sistem komputer.

2.      Pengiriman Dokumen sumber ke bagian Pengolahan Data

Batch control total dan register data yang di kirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan data.. penggunaan batch control di keseluruhan pengolahan data input-proses-output merupakan satu hal yang mendasar bagi independensi organisasional.

3.      Data entry

       Setelah dokumen sumber (seperti faktur) di terima oleh departemen pengolahan data, dokumen tersebut secara manual di ketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk.

4.      Teknik Program Editing Data

       pengeditan data bisa jadi di terapkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file). Penggunaan pengujian edit terprogram untuk memisahkan data yang lolos limit test, baik dengan cara menahan sebagian data sambil menunggu audit atas kebenaran data tersebut atau dengan cara mengelompokkan data untuk dapat di audit setelah proses pengolahan data selesai.

       Sistem Input Tanpa Kertas

Sistem input tanpa kertas sering disebut dengan sistem input online, transaksi direkam langsung ke dalam jairngan computer dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan  sistem berbasis kertas.

1.      Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

Ada berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung ke dalam computer. Transaksi sistem input tanpa kertas melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase:

a). input (entry) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering di jalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Jika ttransaksi tersebut masih menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.

b). pengiriman data ke sistem aplikasi host: dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya di input langsung ke dalam computer pusat melalui terminal data.

2. sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia

Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

B.     Sistem Pemrosesan

Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

            Sistem virtual semua sistem berbasisi kertas dan pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemrosesan berorientansi batch transaksi direkam ke dalam computer secara perkelompok dan dip roses secara periodic. Contoh adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung setiap hari. Pemrosesan batch dapat di jalankan dengan mempengaruhi file yang di akses secara:

a). pemrosesan batch dengan mempengaruhi file berurutan

            Banyak sistem yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan pemrosesan file berurutan dan mempengaruhi master file. Pemrosesan di dalam sistem ini biasanya mencakup beberapa tahap:

Ø  Mempersiapkan file transaksi. pertama melakukan editing data dan validasi. Kemudian record di dalam file transaksi di urutkan di dalam master file.

Ø  Mempengaruhi master file. Record dalam file. Record di dalam file transaksi dan master file di baca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan kesatu file master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.

Ø  Mempengaruhi buku besar. Buku besar dipengaruhi untuk mencerminkan  perubahan di dalam master file.

Ø  Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

b). Pemrosesan batch degan mempengaruhi file akses acak

Bagian ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. Pemrosesan batch dengan mempengaruhi file akses acak dapat dilakukan dengan cara:

Ø  Aplokasi faktur baru: aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. File pengendalian di perbaharui untuk dapat merefleksikan adanya tambahan faktor baru ke dalam file piutang dagang.

Ø  Pemrosesan bukti penerimaan kas:  pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak pos khusus. Pendekatan ini memisahkan penerimaaan cek dari surat-surat yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat cek tersebut diterima.

Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Pemrosesan batch maupun real-time dapt digunakan dalam sistem pemrosesan tanpa kertas. Pada pemrosesan rela-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan ke dalam sistem. Dilakukan dengan dua cara:

a). pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas

            pemrosesan batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam sistem berbasisi computer.

b). pemrosesan real time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas

            manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.

Sistem penjualan Realtime

Sistem penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time: sistem POS (point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI (electronic data interchange).

c). Sistem output

Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan hanya sedikit output.

Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar.

Latihan Soal

1.      jelaskan sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.

2.      Jelaskan sistem pemrosesan berbasis kertas dan sistem pemrosesan tanpa kertas.

3.      Jelaskan sistem output berbasis kertas dan sistem output tanpa kertas

4.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan key verification data input dan kesalahan seperti apa yang didapat dikendalikan dengan key verification.

5.      Jelaskan sistem pemrosesan transaksi berorientasi batch didalam sistem pemrosesan berbasis kertas dan kapan pemrosesan sistem batch menjadi alternative.

Jawabannya

1.      a). input kedalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan.

            b). Sistem input tanpa kertas sering disebut dengan sistem input online, transaksi direkam langsung ke dalam jairngan computer dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan  sistem berbasis kertas.

       2. a). Sistem virtual semua sistem berbasisi kertas dan pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemrosesan berorientansi batch transaksi direkam ke dalam computer secara perkelompok dan dip roses secara periodic.   

            b). Pemrosesan batch maupun real-time dapt digunakan dalam sistem pemrosesan tanpa kertas. Pada pemrosesan rela-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan ke dalam sistem

       3. a) sistem output berbasis kertas berorientasi dengan pemrosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output.

b). Sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan hanya sedikit output.

4. key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi kesalahan pengetikkan. Dan kesalahan yang mungkin saja terjadi antara lain, salah ketik nomor rekening pelanggan karena karyawan mengetik huruf yang salah atau karyawan salah mengartikan karakter yang tertulis didalam dokumen sumber.

5. a).  sistem pemrosesan berbasis berorientasi batch: transaksi direkam ke dalam computer  secara perkelompok dan diproses secara periodic.

b). pemrosesan sistem batch menjadi alternative yang paling ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus diproses.